Webcallback : Automatisez vos rappels clients via API

Webcallback : Automatisez vos rappels clients via API

Le Webcallback (ou "Rappel Automatique") est une fonctionnalité stratégique pour transformer vos visiteurs web en leads qualifiés.

Pourquoi l'utiliser ?

• Augmentation du taux de conversion : Vous capturez le lead au moment précis où il manifeste son intérêt.

• Optimisation de l'expérience client : Le client ne patiente plus, c'est vous qui venez à lui.

• Gestion des flux : Planifiez les rappels pour lisser la charge de vos équipes commerciales.

Documentation express : Prérequis à l'utilisation du Webcallback

• Un compte Magnétis avec un moyen de paiement actif.

• Un numéro traqué actif.

• Une clé API valide.

1. Configuration initiale et options disponibles

Avant de lancer vos premières requêtes, il est important de comprendre les mécanismes de mise en relation disponibles sur Magnétis. Le Webcallback est flexible pour s'adapter à votre organisation commerciale.

Les modes de mise en relation

Le système propose deux scénarios d'appels :

• Mode par défaut (Agent puis Client) : Le système appelle d'abord votre agent (le numéro de destination configuré). Une fois que l'agent décroche, le système compose le numéro du client. Avantage : Le client est sûr d'avoir quelqu'un au bout du fil immédiatement.

• Mode inversé (Client puis Agent) : Le système appelle d'abord le client. Une fois qu'il décroche, il est mis en relation avec votre agent.

La logique de tentatives (Retries)

Si le client ne répond pas à la première tentative de rappel, le système ne l'abandonne pas.

• Tentatives par défaut : 1 nouvel essai.

• Fréquence : 5 minutes après la dernière tentative.

• Personnalisation : Le nombre d'essais et l'intervalle sont configurables (contactez le support pour ajuster ces valeurs).

2. Paramétrage via l'interface Magnétis

L’interface SaaS de Magnétis a été pensée pour donner une autonomie totale à vos équipes marketing et commerciales. En quelques clics, vous pilotez l'intégralité de l’expérience de rappel, du design visuel aux règles métiers de mise en relation, de manière totalement centralisée. Chaque modification enregistrée est instantanément répercutée sur votre site internet, sans aucune modification de code.

Le succès d'un widget de WebCallBack repose sur sa parfaite intégration à votre écosystème digital.

Magnétis vous offre un contrôle esthétique absolu pour maximiser l'engagement visuel :

• Formats de déclencheurs flexibles : Choisissez le mode d'affichage idéal selon l’ergonomie de votre site web : un onglet latéral discret et permanent, un bouton complet parfaitement visible, ou une icône légère pour une navigation mobile fluide.

• Personnalisation textuelle complète : Adaptez les messages à votre cible. Personnalisez librement le titre principal (ex : « Être rappelé ? »), le sous-titre pour rassurer sur vos horaires de disponibilité (ex : « Du lundi au vendredi de 9h à 19h pour répondre à toutes vos questions »).

• Harmonie des couleurs et typographies : Ajustez précisément la fenêtre de rappel à vos couleurs.

• Déclenchement sur-mesure : Vous préférez utiliser vos propres boutons intégrés à vos pages ? L'interface vous permet de définir une classe CSS personnalisée (ex : mgt-callback-trigger) pour ouvrir instantanément la pop-up de rappel depuis n'importe quel élément de votre site.

Parce que la réactivité est la clé de la conversion commerciale, Magnétis vous permet de configurer le comportement exact de la mise en relation téléphonique pour s'adapter à l'organisation de vos points de vente :

• Stratégie « Agent First » (Recommandée) : Pour garantir une expérience client irréprochable, notre plateforme appelle en priorité votre conseiller ou votre point de vente. Dès que votre collaborateur décroche, le système lance instantanément l'appel vers le client. Le prospect est ainsi mis en relation avec un interlocuteur déjà disponible, éliminement tout temps d'attente.

• Stratégie « Client First » : Le système contacte d'abord le client et, dès que celui-ci décroche, effectue la liaison avec votre équipe ou votre centre d'appels.

• Validation intelligente de l'appel : Choisissez entre une validation automatique dès le décroché ou une validation par touche à saisir (DTMF) pour vous assurer qu'un conseiller humain est bien en ligne avant de connecter le client.

• Sélecteur international et routage : Associez votre WebCallBack à un numéro tracké par défaut et activez les pays disponibles selon votre zone de chalandise (France +33, Belgique +32, Suisse +41, Allemagne +49, Espagne +34...).

• Gestion des tentatives : Déterminez le nombre de relances automatiques à effectuer en cas d'échec pour maximiser vos chances de transformer chaque opportunité.

Chaque réseau de points de vente possède ses propres contraintes de charge. C’est pourquoi la collecte d’informations et le choix des créneaux sont entièrement modulables :

• Gestion de la temporalité : Offrez une flexibilité totale à vos internautes. Vous pouvez proposer le rappel immédiat (« Maintenant uniquement »), la réservation de créneau (« Planifié uniquement ») ou combiner les deux options (« Les deux ») pour laisser le choix au prospect.

• Planification avancée : Paramétrez précisément le nombre de jours affichés dans le calendrier (ex : 7 jours), l'intervalle de temps entre chaque créneau disponible (ex : toutes les 30 minutes) et la capacité maximale de rappels par créneau pour lisser l’activité de vos équipes en magasin.

• Champs additionnels sur-mesure : Les champs de téléphone, de date et d’heure sont inclus nativement. Pour qualifier encore plus finement vos leads avant même la mise en relation, ajoutez des champs complémentaires personnalisés en un clic. Créez par exemple un menu déroulant permettant au client de spécifier sa demande (ex : « Demande de devis », « Service Après-Vente », « Renseignement magasin ») afin d'orienter immédiatement la conversation vers le bon sujet.

  
  

3. Utilisation via l'ntégration API

Cette version du Webcallback est pilotée techniquement. Vous collectez la demande sur vos propres formulaires (site web, application) et vous transmettez l'ordre à Magnétis via notre API.

Enregistrer une demande de rappel (POST)

C'est l'étape clé. Lorsqu'un internaute valide votre formulaire, votre serveur doit envoyer une requête à l'API Magnétis.

• Endpoint : POST https://api.magnetis.io/callbacks

• Documentation technique : Consulter la référence API

Paramètres clés à configurer :

• tracking_number : Le numéro Magnétis sur lequel le rappel est basé.

• number : Le numéro de téléphone du client (lead) à rappeler.

• scheduled_at : Date et heure du rappel.

  • Laissez vide ou null pour un rappel immédiat.

  • Indiquez une date (format ISO) pour un rappel planifié.

Lancement de l'appel

Une fois la requête reçue avec succès, le système prend le relais automatiquement.

• Si immédiat : L'appel se déclenche instantanément selon le mode configuré (Agent > Client).

• Si planifié : La demande est mise en file d'attente et se déclenchera à l'heure scheduled_at.

4. Consultation et gestion des demandes

Vous disposez de plusieurs outils pour suivre l'état de vos rappels, que ce soit pour du monitoring technique ou du suivi opérationnel.

Via l'interface Magnétis

Rendez-vous dans la zone Webcallback de votre tableau de bord. Vous y retrouverez :

• La liste des appels planifiés (en attente).

• L'historique des appels réalisés.

• Le rappel de votre configuration actuelle.

Via API

Vous pouvez interroger l'API pour afficher ces données dans votre propre CRM ou back-office.

• Lister les demandes : Endpoint : GET https://docs.magnetis.io/#callbacks-GETcallbacks. Usage : Récupère la liste complète des rappels (historique de 7 jours par défaut).

• Détail d'une demande : Endpoint : GET https://docs.magnetis.io/#callbacks-GETcallbacks--id-. Usage : Vérifier le statut d'un rappel spécifique via son ID.

Annuler une demande

Un client a changé d'avis ou a rappelé entre-temps ? Vous pouvez annuler un rappel planifié pour éviter de le solliciter inutilement.

• Endpoint : POST https://docs.magnetis.io/#callbacks-POSTcallbacks--id--cancel

FAQ

Comment gérer les appels planifiés en dehors des horaires d'ouverture ?

Le paramètre scheduled_at vous permet de fixer l'heure exacte. C'est à votre formulaire web de contrôler que l'heure choisie par le client correspond à vos heures d'ouverture avant d'envoyer la requête à l'API Magnétis.

Que se passe-t-il si le client ne décroche pas ?

Par défaut, le système effectuera une nouvelle tentative 5 minutes plus tard. Ce comportement est modifiable dans votre configuration initiale.

Puis-je tester le Webcallback avant de le mettre en production ?

Oui, nous vous recommandons de solliciter notre équipe support pour obtenir un environnement de test ou valider votre première configuration (Clé API et numéros de test).

Quelle est la différence entre un Webcallback immédiat et planifié ?

Techniquement, c'est le champ scheduled_at qui fait la différence. S'il est rempli, l'appel est stocké. S'il est vide, l'appel part tout de suite.